Как спланировать идеальную корпоративную новогоднюю вечеринку, одобренную сотрудниками и руководством
Независимо от офисной обстановки, идеально спланированная новогодняя вечеринка может дать позитивный старт новому этапу и объединить всех сотрудников всех отделов для празднования праздников. Но как организовать идеальную вечеринку, которая станет предметом обсуждения у кулера еще долго после Нового года? В качестве подарка мы собрали советы от самых известных голливудских организаторов мероприятий, которые помогут вам спланировать следующую новогоднюю вечеринку, которая понравится как сотрудникам, так и руководству.
Определите основные моменты вашей праздничной вечеринки
Прежде всего, прежде чем углубляться во все детали, вам нужно представить общую картину и определить основные приоритеты.
Определите свой бюджет
Самое первое, что нужно сделать, начиная процесс планирования, — это определить свой бюджет. Бюджет задаст тон всему мероприятию и повлияет на каждый элемент вашей вечеринки, включая еду и место проведения, поэтому крайне важно решить этот вопрос в самом начале.
Определите численность своего персонала
Прежде чем что-либо бронировать, вам также необходимо подсчитать количество сотрудников в вашем офисе, чтобы определить, кто, скорее всего, посетит вашу вечеринку. Вам также нужно решить, разрешат ли сотрудникам приводить с собой супруга(у) или еще одного человека. Оба вопроса крайне важны и напрямую повлияют на выбор места проведения, а также на стоимость еды.
Место и дата
Выбор места проведения, пожалуй, является самым важным элементом любой праздничной вечеринки, поскольку он часто определяет тон, тему и, возможно, даже меню. Кроме того, место проведения, скорее всего, поглотит большую часть вашего бюджета, поэтому выбирайте с умом! Ищите место, которое будет со вкусом оформлено, доступно и сможет вместить всех ваших гостей, при этом вписываясь в ваш бюджет. Также постарайтесь найти место, которое может предложить вам пакет услуг, включающий стоимость еды. Наличие достаточного количества парковочных мест и легкодоступное местоположение также имеют ключевое значение. При поиске идеального места обязательно организуйте осмотр, чтобы увидеть место лично перед бронированием и задать все интересующие вас вопросы.
Определите тему и концепцию
Хотя очевидным выбором здесь является праздничная тематика, вам нужна более четкая концепция, чем просто мишура и рождественские елки, чтобы сузить круг вариантов декора и обеспечить элегантность вашего мероприятия.
Примеры тем, связанных с праздниками, включают:
Белое Рождество
Серебряные колокольчики
Лес леденцов
Уродливые праздничные свитера
Северный полюс
Зимняя сказка
Место проведения также может повлиять на тематику и декор, поэтому обязательно учитывайте это при разработке концепции вашей вечеринки.
Выберите команду, которая поможет в планировании и проведении мероприятия
Ни одна грандиозная вечеринка не планируется в одиночку, поэтому не пытайтесь сделать это делом одного человека. Создайте комитет, попросите добровольцев и назначьте каждому из них отдельную область, например, еда, декор, развлечения и т. д. Сотрудничество и обмен идеями также являются отличным способом вовлечь персонал и подогреть интерес к вашему мероприятию.
Установите реалистичные сроки и контрольные точки для планирования
Начните планирование заранее, чтобы гарантировать наличие подходящего места и провести мероприятие без лишнего стресса и головной боли. Начните процесс не позднее начала осени, чтобы забронировать площадку на выбранную дату. Также установите для организационного комитета четкие сроки выполнения задач, чтобы все шло по плану.
Планирование/настройка меню
Стандартные варианты питания для большинства мероприятий — это обед за столом, шведский стол или закуски. Однако вам необходимо заранее выяснить, предоставляет ли место проведения мероприятия питание самостоятельно или вам придется привлекать стороннего поставщика услуг кейтеринга. Также обязательно уточните у своей команды, есть ли у кого-либо определенные диетические ограничения, например:
Веганский
Вегетарианец
Непереносимость лактозы
Не содержит глютен
Пищевая аллергия
При общении с организаторами мероприятия или кейтеринговой компанией обязательно сообщите им об этих ограничениях, чтобы учесть потребности всех. Также обратите внимание на обширное и разнообразное меню, которое удовлетворит самые разные вкусы.
Приглашения/переписка с сотрудниками для сообщения подробностей
Невозможно устроить вечеринку, если никто не придет, поэтому убедитесь, что ваша команда заранее знает о предстоящей вечеринке и ее дате. Сообщите дату и тему на раннем этапе планирования и разошлите напоминания перед мероприятием, чтобы никто не забыл. Будь то электронное письмо для всего персонала, электронное приглашение или официальные бумажные приглашения, вся необходимая информация о вашем мероприятии должна быть четко доведена до сведения сотрудников заблаговременно, чтобы люди могли начать планировать свое участие.
Всё дело в деталях
Ваша новогодняя вечеринка должна быть такой же уникальной, как и ваша компания, поэтому важно уделять пристальное внимание деталям. Вот несколько примеров мелочей, которые вы можете включить, чтобы улучшить вечеринку и сделать ее более индивидуальной для вашей команды.
Благодарность сотрудникам
Ваша компания не достигла бы сегодняшних результатов без невероятной команды, которая возглавляет ее работу, и важно, чтобы ваши сотрудники знали, насколько они ценны. Ваш корпоративный праздник — идеальное время, чтобы отметить вклад сотрудников и дать вашей команде понять, что их ценят. Это можно сделать с помощью подарков, поощрений, неформальных «наград» или даже просто устного признания. Еще один отличный вариант — сделать пожертвование благотворительной организации, важной для вашей компании, от имени сотрудников и объявить об этом на мероприятии.
Безопасной поездки домой
Корпоративная новогодняя вечеринка — это единственное время в году, когда все могут собраться вместе, чтобы расслабиться и снять стресс, что часто означает употребление алкоголя. Чтобы все благополучно добрались домой в конце вечера, подчеркните важность трезвого вождения и компенсируйте сотрудникам расходы на поездки на Uber, Lyft и такси, или другие варианты ответственного вождения.
Фирменный коктейль
Отличный способ добавить индивидуальности вашей новогодней вечеринке — создать для гостей фирменный коктейль, который они больше нигде не найдут. А при выборе названия для коктейля постарайтесь связать его с праздниками, добавить немного офисного юмора или какой-нибудь шутки, понятной только вам.
Деятельность
Чтобы вечер запомнился надолго, недостаточно просто бесплатной еды и алкоголя. Чтобы гости оставались вовлеченными на протяжении всего вечера и у них осталось много приятных воспоминаний, спланируйте несколько интересных мероприятий, которые понравятся всем.
Это может включать в себя:
Фотобудка
Обмен подарками в рамках «Тайного Санты»
Игры для командообразования
Офисные факты и викторины
Танцы
Конкурсы
Добавьте юмора
Вечеринка ни в коем случае не должна быть скучной, поэтому не бойтесь веселиться и показывать свою беззаботную сторону.
Разбавьте обстановку следующим образом:
Включение шуток, понятных только членам семьи
Рассказывание смешных историй во время выступлений
Проецирование фотографий с предыдущих мероприятий для персонала на экран
Будь то неформальная вечеринка в офисе или официальное мероприятие в роскошном отеле, таком как SoHo Hotel Toronto, важно персонализировать корпоративную вечеринку в соответствии с корпоративной культурой. Поэтому отмечайте ответственно, благодарите и не забывайте отлично и весело проводить время.
